Quy trình tổ chức sự kiện như thế nào

Quy trình tổ chức sự kiện: Do sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường khiến các công ty tổ chức sự kiện ngày càng nâng cao tầm quan trọng về sự chuyên nghiệp hoá. Ai cũng nói mình chuyên nghiệp. Chuyên nghiệp là phải làm được mọi thứ, từ thứ nhỏ nhất đến thứ lớn nhất như làm kế hoạch, gửi giấy mời như thế nào, trình bày màu sắc sao cho phù hợp công ty, sản phẩm, khách mời là ai, ăn gì, chỗ ngồi thế nào, khách quan trọng thì đứng ra làm sao, bảo vệ an toàn thế nào. Tóm lại, phải hoàn hảo trong từng chi tiết nhỏ. Quản lý một sự kiện bao gồm quá trình hoạch định và kiểm soát về chi phí (cost), công việc (content) và rủi ro (risk) đi kèm với những ràng buộc về luật pháp (legal), văn hoá đạo đức (ethical) và những thay đổi không thể lường trước được ở bên trong cũng như bên ngoài doanh nghiệp. Một Event luôn phải trải qua những “thủ tục” cơ bản sau:
 • Hình thành chủ đề (theme) cho sự kiện: Chủ đề này sẽ bị ràng buộc và chi phối bởi nhiều vấn đề vĩ mô như luật (regulation), khu vực tổ chức (site choice), văn hoá riêng của khách hàng (client culture), nguồn lực (resource); và vấn đề vi mô như địa điểm tổ chức (venue), cách thức phục vụ (catering), hình thức giải trí (entertainment, artist, speaker), cách trang trí (decoration), âm thanh ánh sáng (sound and light), các kỹ xảo hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects). 
• Viết chương trình (proposal): là cách tạo sản phẩm Event trên giấy tờ. Chương trình này sẽ được gởi đến khách hàng với bảng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng. Thông thường, đối với một event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo được sự khác biệt giữa các công ty event với nhau. Nhưng một ý tưởng hay cũng chưa đảm bảo thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức. 
 • Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát: lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc đặt ngoài (outsourcing) theo kế hoạch và có sự giám sát của các trưởng bộ phận. 
• Tổ chức sự kiện và theo dõi sự kiện: các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại để cùng giải quyết tại chỗ. 
• Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho (removal): dọn dẹp nơi tổ chức (cleaning), sửa lại những vật dụng đã sử dụng (repair), thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)… 
• Họp rút kinh nghiệm: Sau khi event kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi nhận lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc sự kiện để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau. Nghe tưởng chừng đơn giản là thế, nhưng công việc tổ chức event là một công việc khó. Nó đòi hỏi các công ty phải thực sự tâm huyết với công việc mình đang làm. Hy vọng, với quy trình cụ thể những người làm event ở Việt Nam khi biết rằng mọi người sẽ hiểu và đồng cảm với các công ty của mình.
 Research : Nghiên Cứu

Brand: Thương Hiệu

Distribution: Phân Chia

Finance: Tài Chính

Sales: Bán Hàng

Advertising: Quảng Cáo 
 THÔNG TIN CHUNG - HỘI NGHỊ - SỰ KIỆN 
 Mọi thông tin chi tiết, xin vui lòng liên hệ: 
Công ty Hoabinhtourist & Convention 

Địa chỉ: Số 29 Đoàn Thị Điểm, quận Đống Đa, TP. Hà Nội

Điện thoại: (84-4) 3732 5976 Fax: (84-4) 3732 5978

Website: http://hoabinhtourist.com http://hoinghihoithao.com

Email: info@hoabinhtourist.com 

Hotline: 0913 311 911 (Ms Hoàng Lan) 
Văn phòng miền Nam:

Địa chỉ: 13 Cù Lao, quận Phú Nhuận, TP. HCM
Điện thoại: (84-8) 3517 1797 Fax: (84-8) 3517 0447
Hotline: 0913.081.316 (Ms Trúc Phương) - 0918.640.988 (Mr. Quyết)

Hệ thống quản lí hội nghị - Xu thế tất yếu cho sự chuyên nghiệp

Mỗi năm có hàng nghìn hội thảo, hội nghị diễn ra tại Việt Nam trong các lĩnh vực:  Y tế, giáo dục, khoa học, kỹ thuật….. Tuy nhiên, công tác tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu của nhà tổ chức. Một yếu tố quan trọng hàng đầu ảnh hưởng đến thành công của hội nghị là do chưa có được một hệ thống quản lí hội nghị chuyên nghiệp. 

http://hoabinhtourist.com/he-thong-quan-li-hoi-nghi-xu-the-tat-yeu-cho-su-chuyen-nghiep.html

Ở các quốc gia phát triển về nền tảng công nghệ thông tin như: Anh, Mỹ, Nhật Bản… thì hệ thống quản lí hội nghị đã được xây dựng và ứng dụng khá lâu, đã cho thấy rõ những ưu thế của nó. Thay vì phải liên hệ với ban tổ chức đăng ký tham gia hội nghị, phải gửi một loạt các văn bản, giấy tờ liên quan để tham dự hội nghị và đặt phòng, đặt vé máy bay…. thì hệ thống quản lý hội nghị giúp thông tin, kết nối tốt hai chiều giữa các đại biểu, tổ chức, cá nhân quan tâm với ban tổ chức một cách thuận tiện nhất và nhanh nhất. Chỉ cần một thiêt bị kết nối internet, mọi thao tác tương tác với hệ thống diễn ra chỉ trong vòng vài phút, đại biểu đã có thể đăng kí tham dự hội nghị, gửi bài báo cáo tham luận, đăng kí phòng khách sạn, visa, đặt vé máy bay…vv…và trả các khoản phí trên bằng thẻ thanh toán quốc tế cho các đăng kí trên thành công.



Ngày nay, việc ứng dụng hệ thống quản lí hội nghị trong tổ chức các hội nghị, hội thảo hiện nay là một yêu cầu tất yếu để trở nên chuyên nghiệp hơn, tiết kiệm cả về thời gian, công sức, nhân lực. Bên cạnh đó, hệ thống cũng giúp theo dõi và kiểm soát được số lượng người tham dự hội nghị cũng như tiến độ, từ đó lên kế hoạch dự trù kinh phí tổ chức sát với thực tế. Đồng thời, quản lí, đánh giá được số lượng và chất lượng các bài báo cáo của đại biểu một cách nhanh chóng và khoa học; Thu được khoản kinh phí trước của các đại biểu đăng kí tham dự hội nghị phục vụ cho công tác tổ chức. Thêm vào đó, cũng giúp thu thập được thông tin phản hồi của đại biểu một cách nhanh chóng, qua đó góp phần để tổ chức thành công hội nghị; Tương tác, hỗ trợ 24/7 giúp đại biểu luôn an tâm và thoải mái khi mọi thắc mắc của mình được giải đáp. Đặc biệt, việc ứng dụng nó cũng tạo điều kiện thuận lợi rất lớn cho các đại biểu tham dự, tạo ấn tượng tốt đẹp ngay từ ban đầu về tính chuyên nghiệp, công tác tổ chức, về đất nước và con người nơi mà họ sẽ đến tham dự hội nghị đó. Đây là những giá trị mà các đơn vị tổ chức hội nghị đều hướng tới.




Một hệ thống quản lí hội nghị chuyên nghiệp cần có những đặc điểm nổi bật như: Hệ thống phải hoàn toàn trực tuyến; Hỗ trợ đa ngôn ngữ; Phù hợp với tất cả các trình duyệt web; Phù hợp với mọi quy mô của hội nghị; Cổng thông tin với giao diện đẹp, độ tùy biến cao, phù hợp với màu sắc logo, nhận diện của hội nghị; Cung cấp đầy đủ và cập nhật các thông tin về hội nghị: Chương trình hội nghị, tin tức quan trọng, mốc thời gian quan trọng, hạn nộp bài tham luận…; Đăng kí tham dự hội nghị và nộp phí hội nghị trực tuyến; Hỗ trợ đặt phòng, đặt tour, đặt xe đón, tiễn sân bay, đặt làm visa trực tuyến; Thông báo các thông tin tương tác của đại biểu với hệ thống hoàn toàn tự động; Hệ thống quản lí nộp bài báo cáo tại hội nghị và xét duyệt bài báo cáo khoa học và thông minh. Đại biểu có quyền đăng nhập và được hỗ trợ 24/7 tại bất cứ đâu.


Trong thời kì phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và truyền thông thì yêu cầu trong lĩnh vực tổ chức hội nghị đòi hỏi phải có những bước đột quá, cải tiến mới. Nắm bắt yêu cầu của khách hàng cũng như xu hướng ứng dụng trong lĩnh vực tổ chức hội nghị, hội thảo, nhiều công ty như Hoabinhtourist & Convention (thuộc Hoabinhgroup), Goldentour & Convention v.v đã đầu tư nghiên cứu và xây dựng hệ thống quản lí hội nghị với nhiều tính năng rất chuyên nghiệp trên cơ sở học hỏi, tìm tòi những ứng dụng trên thế giới.  Tại Hoabinhtourist & Convnetion, hệ thống được xây dựng và đưa vào sử dụng từ đầu năm 2012, trải qua nhiều lần nâng cấp và sử dụng đến nay hệ thống đã trở nên hoàn thiện, nhận được rất nhiều phản hồi tích cực từ phía khách hàng và là một trong những nhân tố cực kì quan trọng góp phần tạo nên thành công cho các hội nghị quốc tế như Hội nghị môi trường toàn quốc lần thứ IV, Hội nghị Quốc tế về khoa học vật liệu tiên tiến và công nghệ nano, Hội nghị Nuôi trồng Thủy sản Toàn cầu cho Giới lãnh đạo năm 2014 (GOAL 2014), Hội nghị Thống kê chính thức IAOS của Tổng cục Thống kê, Hội nghị quốc tế cục thú y của bộ Nông Nghiệp 2014, Hội nghị biển Đông tại Đà Nẵng 2014, Hội nghị ASEAN, Hội thảo Châu Á về Hệ thống thông tin và Hội thảo Châu Á về Học Máy, Hội nghị bệnh Thủy sản Châu Á Thái Bình Dương v.v.

Hội nhập TPP và cơ hội vàng với nghề tổ chức sự kiện

Sau vòng đàm phán cuối cùng hiệp định đối tác kinh tế xuyên Thái Bình Dương (TPP) kết thúc thành công, các doanh nghiệp Việt Nam đang đứng trước những cơ hội và thách thức lớn nhất từ trước cho tới nay. Việt Nam là một trong những điểm đến đang cải thiện được tính cạnh tranh cho đầu tư trực tiếp nước ngoài trong khu vực. Chính vì vậy, nhu cầu quảng bá doanh nghiệp để thu hút đầu tư cũng tăng lên mạnh mẽ. Có thể nói, “miếng mồi” này đối với các công ty tổ chức sự kiện là vô cùng béo bở vì TPP được ví như nồi cơm Thạch Sanh, luôn đầy đặn. Đó không phải miếng bánh người này ăn sẽ không còn phần người khác, mà, quan trọng là phải có đủ sức để ăn và ăn được nhiều

Nắm bắt được cơ hội lớn này, HoabinhTourist & Convention đang phấn đấu trở thành nhà cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo trọn gói hàng đầu tại Việt Nam. HoabinhTourist & Convention mong muốn trở thành đối tác tin cậy và thân thiết với các ban ngành, tổ chức, các doanh nghiệp trong nước và nước ngoài. 
HoabinhTourist & Convention luôn tâm niệm rằng, người tổ chức sự kiện không chỉ lên thiết kế chương trình, liên hệ các công ty cần thiết, mà còn phải biết liên hệ tất cả khách hàng, khách mời…để biết thông tin chính xác và phải gắn bó với toàn bộ chương trình từ đầu đến cuối. Nếu chương trình bị thay đổi vào phút cuối vì bất cứ lý do nào, kế hoạch sẽ bắt đầu bằng con số không. Do vậy, nhân viên event phải chuẩn bị kỹ lưỡng mọi chi tiết của chương trình.
Người tổ chức sự kiện giỏi chắc chắn không thể thiếu những tố chất như: óc tổ chức tốt, năng động, nhanh nhẹn, kiên nhẫn, có khả năng thiết lập mối quan hệ tốt, có khả năng làm việc theo nhóm, có sức khỏe và niềm đam mê. Nghề tổ chức sự kiện là nghề đòi hỏi người thực hiện cực kỳ bền sức và chịu được áp lực cao. Họ còn phải biết cách xoay xở và ứng phó trong mọi tình huống. Ít người biết rằng từ khi bắt đầu sự kiện cho đến khi kết thúc, người tổ chức sự kiện dù có bề ngoài trầm tĩnh thế nào chăng nữa nhưng đầu óc họ đang “căng ra” để dự trù và xử lý bất kỳ “sự cố không mời mà đến nào”. Và chỉ khi sự kiện kết thúc, người tổ chức sự kiện mới có thể thở phào nhẹ nhõm.
Nghề tổ chức sự kiện đòi hỏi sức khỏe, chịu vất vả, gian truân để chạy đua với thời gian sao cho kịp với tiến độ chương trình. Chưa kể là sự cạnh tranh ý tưởng giữa các event. Đặc biệt, người làm event chỉ có thể nói "được", tuyệt đối không có từ "không" khi nói chuyện với khách hàng. Tuy có nhiều vất vả song event đang là nghề thời thượng, thu hút khá nhiều sự quan tâm của giới trẻ. Dù áp lực công việc có cao đến mấy nhưng lại đang là nghề được giới trẻ "săn đón" bởi nghề event có nhiều niềm vui mà không phải ai cũng có được, nhất là khi chương trình mình thiết kế nhận được sự hưởng ứng của nhiều người
HoabinhTourist & Convention thành lập từ các thành viên trẻ với những khát vọng và hoài bão cung cấp cho khách hàng sự tận tâm, chu đáo, chất lượng, sự hài lòng và hình ảnh thân thiện từ phía khách hàng trong mọi hoạt động mà HoabinhTourist & Convention thực hiện. Trải qua hơn 10 năm hoạt động chuyên nghiệp trong lĩnh vực: Tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo, cho thuê thiết bị. HoabinhTourist & Convention đem đến các giải pháp của mình để tư vấn phục vụ khách hàng, giúp khách hàng đạt được hiệu quả cao và chi phí tiết kiệm nhất. 
Để tri ân khách hàng đã đồng hành cùng công ty trong suốt thời gian vừa qua , vào dịp cuối năm HoabinhTourist & Convention mang đến cho khách hàng chương trình khuyến mãi: Giảm ngay 10% thiết bị khi tổ chức trọn gói các sự kiện: Tiệc trà, tiệc liên hoan cuối năm, lễ tổng kết cuối năm, tiệc noel, gala dinner…  
HoabinhTourist & Convention được đánh giá là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện tại Việt Nam. Nhờ liên tục đổi mới trang thiết bị, đầu tư nâng cao chất lượng dịch vụ và con người. HoabinhTourist & Convention luôn tự tin tư vấn, cung cấp những dịch vụ trọn gói, đa dạng cho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. HoabinhTourist & Convention đã tổ chức hàng trăm nghìn sự kiện (Kỷ niệm, nâng cao nhận biết thương hiệu, khánh thành, lễ ra mắt, triển lãm... và nhận được sự tin tưởng và đồng hành nhiều năm liền của các doanh nghiệp, ban tpngành, tổ chức: Bộ Ngoại giao, Bộ Khoa học và Công nghệ, Bộ Tài nguyên Môi trường, Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, Bộ Y Tế, Bộ Kế hoạch Đầu tư, Bộ Tài Chính, Bộ Công An, Tổng cục Hải quan..., Ban chỉ đạo phòng, chống tội phạm chính phủ, Viện khoa học Nông Nghiệp, Dự án JICA(Nhật Bản), Bộ Tài nguyên và Môi Trường….

Hoabinhtourist ưu đãi 10% khi tổ chức tiệc cuối năm, gala dinner

Hiểu được mong muốn của chủ nhân các bữa tiệc, Hoabinhtourist luôn mang lại dịch vụ tốt nhất, phù hợp nhất, đem đến sự hài lòng cho người tổ chức tiệc cũng như dự tiệc. Để tri ân khách hàng đã đồng hành cùng công ty trong suốt thời gian vừa qua , vào dịp cuối năm Hoabinhtourist & Convention mang đến cho khách hàng chương trình khuyến mãi: Giảm ngay 10% thiết bị khi tổ chức trọn gói các sự kiện: Tiệc trà, tiệc cuối năm, tiệc noel, gala dinner…

http://hoabinhtourist.com/to-chuc-galadiner-tiec-cuoi-nam


Tiệc trà tea break thường được sử dụng trong thời gian khai mạc hình thức giống một bữa ăn nhẹ giúp khách mời lót dạ. Những bữa tiệc tea break luôn thể hiện sự trân trọng và quan tâm tới khách mời, giúp họ chuẩn bị tốt cho sự kiện, đồng thời tạo môi trường cởi mở thân thiện để làm quen, giao lưu, trao đổi.
Tiệc cuối năm được coi là một sự kiện quan trọng. Đó không chỉ đơn thuần là một buổi lễ trang trọng mà nó còn như bữa cơm họp mặt toàn thể gia đình, mang lại sự gắn kết giữa các thành viên, góp phần tạo động lực, khuyến khích, khen thưởng những cá nhân hay tập thể có những đóng góp, cống hiến cho công ty.

http://hoabinhtourist.com/to-chuc-galadiner-tiec-cuoi-nam


Gala Dinner là chương trình kết hợp giữa du lịch hoặc liên hoan cuối năm kết hợp với ăn tối, chương trình văn nghệ, ca múa nhạc đặc sắc. Đây là hình thức khá phổ biến hiện nay mà hầu hết các doanh nghiệp thường lựa chọn cho các sự kiện gặp mặt, tri ân khách hàng…
Hoabinhtourist tự hào là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, chuyên tổ chức các lễ tổng kết cuối năm, tiệc cuối năm, gala dinner cho các bộ, ban , ngành, các doanh nghiệp lớn và nhỏ trên khắp cả nước.

http://hoabinhtourist.com/to-chuc-galadiner-tiec-cuoi-nam

Đến với Hoabinhtourist để nhận được sự ưu đãi cũng như dịch vụ chuyên nghiệp:
-Đội ngũ lưu động phục vụ tại các địa điểm được yêu cầu
-Hình thức tiệc đa dạng phong phú
-Thực đơn đồ ăn, đồ uống hấp dẫn, hợp lý
-Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, nhiệt tình, đội ngũ đầu bếp Âu – Á tay nghề cao
cao;
- MC chuyên nghiệp (Ông già Noel, Công chúa tuyết);
-Các chương trình biểu diễn trong bữa tiệc với kịch bản chương trình ấn tượng và đặc sắc

Link gốc: http://hoabinhtourist.com/to-chuc-galadiner-tiec-cuoi-nam